Comment traiter les notes de frais ?

Dans Humantal, les notes de frais permettent de centraliser, vérifier et valider les dépenses professionnelles des collaborateurs avant remboursement.

🧭 Accès dans l’application

Connectez-vous à votre espace :

👉 Humantal App

Accédez au module :

Notes de frais

➕ Ajouter une note de frais

Cliquez sur :

➕ Nouvelle note de frais

Renseignez les informations suivantes :

• 👤 Collaborateur concerné
• 📌 Ordre de mission (si applicable)
• 🧾 Type de note de frais
• 📎 Importer le justificatif
• 📅 Date de la dépense
• 💰 Montant
• 📝 Commentaire (optionnel)

Puis cliquez sur :

Soumettre

📥 Consulter les notes de frais

Dans la liste des demandes, vous pouvez voir :

• 👤 Collaborateur concerné
• 📅 Date de la dépense
• 💰 Montant déclaré
• 🧾 Type de dépense
• 📎 Justificatif attaché
• 🔄 Statut de validation

🧾 Vérifier une note de frais

Avant validation, contrôlez :

• La conformité du justificatif
• Le montant déclaré
• Le type de dépense
• La politique interne de l’entreprise

✅ Valider une note de frais

Cliquez sur la note de frais concernée puis sélectionnez :

Valider

La demande est approuvée et transmise pour remboursement.

❌ Refuser une note de frais

Cliquez sur :

Refuser

Ajoutez un motif de refus si nécessaire.

Le collaborateur est automatiquement notifié.

💸 Traitement du remboursement

Une fois validée :

• La note de frais est transmise pour paiement
• Le remboursement peut être intégré à la paie ou traité séparément selon la configuration
• L’historique est conservé dans le dossier du collaborateur

🔄 Suivi des statuts

Les statuts possibles sont :

• ⏳ En attente de validation
• ✅ Validée
• ❌ Refusée
• 💰 Remboursée

⚠️ Bonnes pratiques

• Vérifier systématiquement les justificatifs
• Respecter la politique de frais de l’entreprise
• Valider rapidement pour éviter les retards de remboursement
• Archiver correctement les dépenses

📌 Résumé

👉 Notes de frais → Nouvelle note → Vérifier → Valider ou Refuser → Remboursement → Suivi du statut